Datenschutzerklärung
## 1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Meyer Grundbesitz eGbR
Heinersdorfer Str. 1a
13086 Berlin
E-Mail: kepao@tmrk.de
## 2. Übersicht der Verarbeitungen
Wir verwalten über eine selbst entwickelte Anwendung KEPAO Mietobjekte und bieten Eigentümer:innen und Mieter:innen ein Online-Portal zur Kommunikation, Dokumenteneinsicht und Verwaltung des Mietverhältnisses. Die Anwendung wird auf einem eigenen Server (VPS) beim Hosting-Anbieter netcup betrieben.
## 3. Hosting / Serverstandort
Unsere Anwendung läuft auf einem virtuellen Server (VPS) der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe.
Mit netcup besteht ein **Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO**. netcup verarbeitet Daten ausschließlich nach unserer Weisung und ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der Serverinfrastruktur. netcup selbst hat keinen inhaltlichen Zugriff auf die von uns gespeicherten Daten.
## 4. Server-Logfiles
Bei jedem Zugriff auf unsere Anwendung erfasst unser Server automatisch technische Zugriffsdaten ("Logfiles"), insbesondere:
- IP-Adresse (ggf. gekürzt/anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Aufgerufene Seite/URL
- Browsertyp und Betriebssystem
- Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
**Rechtsgrundlage:** Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Systemsicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsverhinderung).
**Speicherdauer:** [z. B. 7–14 Tage, danach automatische Löschung/Anonymisierung].
## 5. Registrierung und Nutzerkonto im Mieterportal
Zur Nutzung des Mieterportals ist ein persönliches Nutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir:
- Name, Anschrift, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Zugangsdaten (Benutzername, verschlüsseltes Passwort – Passwörter werden nur als Hash gespeichert, nie im Klartext)
- Zuordnung zur Mietwohnung/zum Mietverhältnis
**Rechtsgrundlage:** Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mietvertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung eines sicheren Zugangs).
**Speicherdauer:** Für die Dauer des Mietverhältnisses zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (siehe Ziffer 9).
## 6. Mietvertrags- und Verwaltungsdaten
Im Rahmen der Hausverwaltungstätigkeit verarbeiten wir insbesondere:
- Stammdaten (Name, Geburtsdatum falls erforderlich, Anschrift, Kontaktdaten)
- Mietvertragsdaten (Mietbeginn, Mietfläche, vereinbarte Miete, Kaution)
- Abrechnungsdaten für Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen
- **Bankverbindung (IBAN)**, soweit diese für **Zahlungshinweise, Zahlungserinnerungen und Mahnwesen** benötigt wird
*(Wichtiger Hinweis: Da laut Ihrer Angabe keine direkte Zahlungsabwicklung/kein Lastschrifteinzug über die App erfolgt, sondern nur Zahlungsaufforderungen/Mahnungen ausgestellt werden, sollte hier klargestellt werden, dass die eigentliche Zahlung über die Bank des Mieters erfolgt und die App selbst keine Finanztransaktionen auslöst oder Zahlungsdaten Dritter – z. B. Kontostände – einsieht.)*
- Kommunikationsverlauf (Nachrichten, Support-Anfragen, Schadensmeldungen über das Portal)
**Rechtsgrundlage:** Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung Mietvertrag/Verwaltervertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Durchsetzung von Zahlungsansprüchen, Mahnwesen).
## 7. Dokumenten-Upload im Mieterportal
Im Portal können Dokumente hochgeladen und eingesehen werden, z. B.:
- Mietverträge und Vertragsanlagen
- Übergabeprotokolle
- Schadensmeldungen inkl. Fotos
- Nebenkostenabrechnungen
- ggf. weitere Nachweise (z. B. Ausweiskopien zur Identitätsprüfung, Bonitätsnachweise)
**Rechtsgrundlage:** Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), im Einzelfall Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis- und Dokumentationsinteresse).
**Speicherdauer:** Für die Dauer des Mietverhältnisses zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen; danach Löschung, soweit keine längere gesetzliche Pflicht besteht.
**Zugriff:** Hochgeladene Dokumente sind nur für berechtigte Nutzer (Mieter:in, zuständige Verwaltung) einsehbar. [Technische Zugriffsbeschränkung beschreiben, z. B. rollenbasierte Berechtigungen.]
## 8. Kommunikation über das Portal / Kontaktaufnahme
Nachrichten, die Sie uns über das Portal, per E-Mail oder telefonisch senden, verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
**Rechtsgrundlage:** Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen).
**Speicherdauer:** [z. B. bis zur endgültigen Erledigung der Anfrage zzgl. angemessener Nachweisfrist].
## 9. Aufbewahrungsfristen
Bestimmte Daten müssen wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben auch nach Ende des Mietverhältnisses weiter speichern, insbesondere:
- Handels- und steuerrechtliche Unterlagen (§ 257 HGB, § 147 AO): in der Regel **6 bzw. 10 Jahre**
- Belege im Zusammenhang mit Nebenkostenabrechnungen: üblicherweise bis zu **4 Jahre** nach Zugang der letzten Abrechnung (Verjährungsfristen)
Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die betroffenen Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.
## 10. Cookies / lokale Speicherung
Unser Portal verwendet technisch notwendige Session-Cookies, um Sie während Ihrer Sitzung eingeloggt zu halten. Diese sind für den Betrieb des Portals zwingend erforderlich.
**Rechtsgrundlage:** § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (notwendige Cookies, keine Einwilligung erforderlich).
## 11. Externe Dienste / weitere Auftragsverarbeiter
Aktuell keine.
## 12. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies
- zur Erfüllung des Mietvertrags erforderlich ist (z. B. an Handwerksbetriebe zur Behebung gemeldeter Schäden, in dem Umfang, der zur Auftragserteilung nötig ist),
- gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Auskunftsersuchen von Behörden), oder
- Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
Eine Übermittlung an die SCHUFA oder vergleichbare Auskunfteien erfolgt nicht.
## 13. Betroffenenrechte
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
- **Auskunft** über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- **Berichtigung** unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- **Löschung** ("Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
- **Einschränkung der Verarbeitung** (Art. 18 DSGVO)
- **Datenübertragbarkeit** (Art. 20 DSGVO)
- **Widerspruch** gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt sind (Art. 21 DSGVO)
- **Widerruf** erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- **Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde** (Art. 77 DSGVO), z. B. bei der für Sie zuständigen Landesdatenschutzbehörde: [zuständige Aufsichtsbehörde je nach Bundesland einsetzen]
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
## 14. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen, insbesondere:
- Verschlüsselte Datenübertragung mittels TLS/SSL
- Passwort-Hashing (keine Klartext-Speicherung von Passwörtern)
- Rollenbasierte Zugriffsrechte im Portal
- Regelmäßige Sicherheitsupdates des Servers
- [Ergänzen: regelmäßige Backups, Firewall, Zwei-Faktor-Authentifizierung falls vorhanden]
## 15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an der Datenverarbeitung dies erforderlich machen, z. B. bei Einführung neuer Portal-Funktionen oder externer Dienste. Es gilt jeweils die auf der Website veröffentlichte aktuelle Fassung.
Stand: 29.07.2026